AbSys Archiv

1. Voraussetzungen

AbSys ab Version 280.x

installierte Plugins

• dbArchiv
• dbStamm
• dbMain

2. Einrichtung

Im Reiter Liegenschaft gibt es den Button „Dokumente“, mit Hilfe dessen das Archiv aufgerufen werden kann. Es muss eine erstmalige Einrichtung durchgeführt werden, damit die Pfade und Masken korrekt gesetzt werden. Die Einstellungen erreicht man über das kleine Zahnrad oben rechts im Fenster „Archiv“.

In den Archiv-Einstellungen kann man nun die Pfade für die Dokumente im Dateisystem angeben, falls es schon eine vorhandene Struktur auf Festplatte gibt (alte AbSys Ablage). Die Pfade können separat für Dokumente der Anlagen und für Dokumente für die Hausverwaltung eingestellt werden. (die %-Zeichen sind Platzhalter für alle anderen Zeichen)

Über die Checkboxen „gedruckte Dateien Archivieren“ und „PDF-Dateien archivieren“ stellt man ein, ob nach jedem Druck oder nach jedem Speichern eines Dokumentes als PDF, eine PDF-Datei des Ausdrucks in der AbSys Datenbank gespeichert werden soll.

3. Bedienung

3.1. Dokumente zur Anlage anzeigen lassen

Mittels der Einstellung des Dokumententyps (oben links im Fenster) kann ein Filter gesetzt werden, welche Dokumente entsprechend angezeigt werden sollen. Durch Klick auf die Zeile „Explorer Anlage“ gelangt man zu den Dokumenten, welche im Dateisystem abgelegt sind. Alle aus AbSys heraus archivierten Dokumente werden im Hauptfenster „Archiv“ angezeigt. Hier kann der Filter nach Dokumententyp gesetzt werden.

Im Bereich Bemerkung ist zu sehen, auf welchem Wege das Dokument erzeugt wurde. Durch Doppelklick kann das Dokument jederzeit wieder aufgerufen werden.

Die Nutzerbezogenen Ausdrucke befinden sich in den jeweiligen Nutzerordnern, dort landen z.B. alle Einzelabrechnungen des Nutzers.

3.2. Dokumente zur Hausverwaltung anzeigen lassen

Im Reiter Verwaltung kann mittels des „Dokumente“-Buttons und durch Anklicken von „Explorer Anlage“ die Verzeichnisstruktur für die jeweilige Hausverwaltung angezeigt werden. Weiterhin werden alle Anlagen der Hausverwaltung im Fenster mit aufgelistet. Dort kann man sich die Dokumente zur entsprechenden Anlage anzeigen lassen.

3.3. Dokumente von AbSys-Benutzern anzeigen lassen

Es gibt auch die Möglichkeit, dass die AbSys Benutzer sich eigene Dokumente in der AbSys-Datenbank ablegen oder auch alle AbSys-Benutzer Zugriff auf Gemeinsame Dokumente haben, die für alle AbSys Benutzer bestimmt sind. Dieses Archiv erreicht man über den Button „Archiv“ vom Reiter Startseite aus. Dokumente können in den jeweiligen Ordner über die Tastenkombination Strg-V für vorher mit Strg+C (oder im Kontextmenü, Kopieren, der Datei) eingefügt werden.