Abrechnung erstellen

Erstellung einer Abrechnung

1. Prüfung der Kostenaufstellung Nutzerliste auf Ihre Vollständigkeit

 

  •     Alle Kosten angegeben
  •     Nutzerwechsel angegeben? Mit eventuell erfassten Wechseln im System abgleiche
  •     m²  Angaben prüfen, ob angegeben (nur bei Erstabrechnung)

 

2. Erfassung der m² und Nutzerwechsel, Änderungen von Namen wenn nötig auf der Nutzerseite

3. Neue Abrechnung erstellen, falls dies nicht im Vorfeld bereits gemacht wurde (zur Erstellung der Nutzerliste eigentlich erforderlich siehe hierzu erstellen der Kostenaufstellung)

4. Unbedingt nach diesen Änderungen Aktualisieren sofern die Neue Abrechnung nicht erstellt wurde

5. Daten Abrechnung anklicken

Grunddaten 1 prüfen ob Zeitraum der Abrechnung korrekt ist

 

  • Definition der Abrechnung festlegen    
  • Neue Vorauszahlungen bearbeiten wenn nötig
  • Brennstoff/Faktoren prüfen. Ist ein Wärmemengenzähler für die Berechnung des Warmwassers vorhanden, ist es zwingend erforderlich  Korrektur WMZ-Verbrauch bei Kostentrennung HZ/WMZ (Punkt 3) anzuklicken.

 

Grunddaten 2 Prüfen

  • Abrechnungsparameter  Autom. Berechnung und Verteilung HZ/WW/KW Null-Kosten Nutzer anklicken
  • Abrechnung mit Rohrwärme VDI sind hier die Vorgaben zu ergänzen alles bei der Erstanwendung. Bei der nächsten Abrechnung muss die Art der Korrektur geändert werden.
  • Druckparameter ist jedem freigestellt.(Geht auch über das Drucken)

 

Verteilung HZ/WW/KW

 

  • Verteilung der Heizung erfassen             
  • Verteilung Warmwasser erfassen
  • Gruppeneinteilung Verbrauch nur bei Nutzergruppenabrechnung notwendig

              

Verwaltung

  • Am besten hier nochmals den Button HV, ET, Bankverbindung… drücken

 

Hinweise Abrechnung

 

  • Bitte prüfen ob hier Informationen hinterlegt wurden
  • Drucksteuerung Grundeinstellung
  • Bsp.: Einstellung HV= 30,50,80,90 und 96 NU= 30 bei Bild. Und D1
  • Evtl. Erweiterung bei §35 a oder anderem

 

 

 

6. Abrechnung Nutzer

7.       Unter Direktkosten / Einzelkosten die Kosten prüfen

  • Sollte der Wechsel über 3 Nutzer gehen, dann bei dem 2ten Nutzer einmal Kosten Nutzerwechsel rausnehmen (am besten den Einzug)
  • Unbedingt das Datum des Auszuges ändern, da diese sich immer auf den Abrechnungszeitraum setzen
  • Sonderkosten wie Schätzung hier miterfassen, sofern diese in der Schlussrechnung als Direktkosten berechnet wurden.
  • Unter Text zur Abrechnung können direkte Hinweise zur Abrechnung hinterlegt werden, die dann direkt und nur bei diesem Nutzer auf der Einzelabrechnung angedruckt wird.

8. Button Rechnung HV anklicken

  • Ansprechpartner auswählen    
  • Option Gruppierung Kosten C-Rechnung z.B. auf Gruppierung nach Kostenart, Textgruppe etc. setzen
  • Prüfen ob alle Kosten erfasst sind
  • Prüfen ob die Stückzahlen stimmen.
  • Buchung C- Rechnung (Rechnung HV buchen)

9. Eingabe Kosten

  • Kosten Brennstoff = Erfassung der Rechnung mit Menge und Betrag.
  • Achtung bei Öl auf Anfangsstand und Endstand achten
  • Nebenkosten erfassen
  • Zusatzkosten erfassen

10. Prüfung der Abrechnung

Prüfung anklicken

Fehlermeldungen kontrollieren und wenn nötig ändern.

11. Drucken

 

  • Druck Abrechnung
  • Drucklisten erstellen (kann über Druckersteuerung auch dauerhaft für die Liegenschaft gesetzt werden)
  • Datum Druck Abrechnung anhaken
  • Drucker auswählen

 

12. Abschluss

  • Druck der Abrechnung prüfen auf Vollständigkeit
  • Abrechnung Verteilung nochmals überprüfen ob alles Plausibel ist

13. Organisation

  • bei Stammdaten Teil 2 Abrechnungserstellung Datum setzen /min. die ersten 4. Ist wichtig für die Auswertungen