Rechnungen allg.

Rechnungen in AbSys

Eine Rechnung in AbSys ist wie folgt aufgebaut:

Für die Erfassung einer Rechnung sind vorab die Stammdaten folgender Referenztabellen zu definieren:

Das System stellt derzeit 9 unterschiedliche Rechnungstypen zur Verfügung:

 

001 - Allgemeine Rechnungen allgemeine Rechnungen (keine feste Zuordnung)
002 - Verkauf Rechnung für den Verkauf (z.B. Zähler)
003 - Abrechnung allgemein allgemeine Rechnung zur Abrechnung
004 - Miete/Wartung allgemein allgemeine Rechnung für Miete und/oder Wartung 
005 - Zählertausch Systemrechnung für einen Zählertausch
006 - Zwischenablesung Systemrechnung für Zwischenablesungen
007 - A-Rechnung (Miete/Wartung)    A-Rechnung: Systemrechnung für Miete und Wartung
008 - B-Rechnung B-Rechnung: Systemrechnung für Abschlagszahlungen Abrechnung
009 - C-Rechnung C-Rechnung: Systemrechnung für die Abrechnungskosten an die Hausverwaltung

 

Die Rechnungstypen 007 - 008 werden für Systemrechnungen genutzt, die automatisch vom System angelegt werden (aus den Vertragsdaten (007, 008)). Die Erzeugung  bzw. Buchung einer A-Rechnung und B-Rechnung kann manuell im Vertrag (Schalter Buchung) vorgenommen werden. Sollen alle offenen Rechnungen (A,B) auf einmal erzeugt werden, so kann dies unter dem Menüpunkt Liegenschaft - Bereich Vertrag - Buchungen über eine Liste erfolgen. C-Rechnungen (Rechnungstyp 009) lassen sich immer nur mauell anlegen (Hauptmaske Schalter Rechnung HV Ordner Buchung C-Rechnung) und sollten immer erst dann erstellt werden, wenn die koplette Abrechnung abgeschlossen ist.

 

Jede neue Rechnung in AbSys enthält immer zwei eindeutige Schlüssel:

Die interne Rechnungs-Nr wird vom System vergeben und hat die Form R-YYYY-NNNN, wobei YYYY das aktuelle Jahr und NNNNN die laufende Nummer (5 Stellen)  im Jahr darstellt (z.B. R-2015-00910).

Der Aufbau der externen Rechnungs-Nr kann vom Anwender vorgegeben werden und wird ebenfalls vom System automatisch generiert (siehe hierzu Daten Abrechnungsfirma: Sonstiges)

Für die Generierng der externen Rechnungs-Nr sind drei verschiedene Modi vorgesehen (<PPP> entspricht dem Präfix, <nnnnnn> ist die letzte vergebene Rechnungs-Nr):

Modus 0: keine automatische Generierung
In diesem Fall wird keine externe Rechnungs-Nr. generiert.

Modus 1: nach <PPP>/<yy>/<nnnnnn>
In diesem Fall besteht die Rechnungs-Nr aus einem Präfix, der Jahreszahl (2-stellig) und einer Nummer (z.B. XYZ/09/011747). Wird kein Präfix vorgegeben, dann wird nur die Jahreszahl und die 6-stellige Nummer verwendet (z.B. 09/011747).

Modus 2: nach <PPP>/<nnnnnn>
In diesem Fall besteht die Rechnungs-Nr aus einem Präfix und einer Nummer (z.B. XYZ/011747). Wird kein Präfix vorgegeben, dann wird nur die 6-stellige Nummer verwendet (z.B. 011747).

Hinweis: Falls sich die laufende Nummer zum Jahreswechsel ändert (z.B. bei Modus 1), dann muss die letzte vergebene Nummer beim Jahreswechsel manuell auf 0 zurückgesetzt werden.

Hinweis: Wird eine Rechnung gelöscht und besitzt diese Rechnung die letzte vergebene Nummer, so wird die letzte Nummer wieder zurückgesetzt (um 1 vermindert).