Vertragswesen

Vertragswesen

Mit dem Vertragswesen können drei unterschiedliche Arten von Verträgen verwaltet werden:

Vertrag Intern Verwaltung der Verträge mit der Hausverwaltung/Anlage (Miet- und Wartungsverträge, Abrechnungsverträge)
Vertrag Extern Verwaltung und Dokumentation von externen Verträgen
Vertrag Angebot Verwaltung und Dokumentation von Verträgen für Angebote


Die Verträge Extern und Verträge Angebot dienen nur zur reinen Dokumentation. Wichtig für das Vertragswesen in AbSys sind die Verträge Intern, die für die Rechnungsstellung an die Hausverwaltung und für die Kostenverteilung der Vertragskosten an die Mieter verantwortlich sind.

Vertrag Intern:

Das Vertragswesen Intern beinhaltet die Verwaltung von zwei unterschiedlichen Vertragsarten:

Miet- und Wartungsverträge:
Verträge, die die Gebühren für die Miete bzw. Wartung von Zählern definieren. Die dazugehörigen vorzeitigen Buchungen/Rechnungen (sofern definiert) werden als A-Rechnung bezeichnet.

Ein Vertrag ist immer einer Anlage zugeordent. Über die Anlage und deren Hausverwaltung erhält der Vertrag seine Preisstufe. Die Vertragsart (Miete/Wartung) wird direkt in der Vertragsposition festgelegt. Sofern diese beiden Zuordnungen vorhanden sind, kann der Einzelpreis für eine Vertragsposition über den Artikel abgerufen werden, sofern beim Artikel ein Miet- bzw. Wartungspreis für die Preisstufe und Vertragsart definiert worden ist.

Die Kosten einer Vertragsposition innerhalb einer Vertrages kann auf 5 verschiedene Arten verteilt werden:

Im ersten Falls werden die Kosten nur der Hausverwaltung über die A-Rechnung zugewiesen. Im Gegensatz dazu werden im zweiten Fall die Kosten zusätzlich den Nutzern in der entsprechenden Abrechnung zugeordnet. Im Fall drei werden der Hausverwaltung keinerlei Kosten berechnet, sondern nur den Nutzern der Anrechnung. Fall 4 und 5 entspricht dem Fall 2 und 1, nur das die Rechnung nicht über A-Rechnung, sondern C-Rechnung erfolgt.

Abrechnungsverträge: Abschlagszahlungen für Abrechnungen, die der Hausverwaltung schon vor Erstellung der Abrechnung in Rechnung gestellt werden. Die dazugehörigen Buchungen/Rechnungen werden als B-Rechnung bezeichnet. Diese Rechnungen sind nicht mit der Abschlussrechnung einer Abrechnung (C-Rechnung) an die Hausverwaltung zu verwechseln. Die B-Rechnung wird in der C-Rechnung als Gutschrift behandelt, da die B-Rechnung ja eine Abschlagszahlung ist. Normalerweise hat eine Anlage immer nur einen Abrechnungsvertrag.Für alle Verträge wird vom System nach entsprechender Buchung eine Jahresrechnung erzeugt, dessen Zeitraum sich am Stichtag der Anlage orientiert. Falls ein Vertrag einen kürzeren Zeitraum besitzt, werden die Jahrespreise nach dem Gültigkeitszeitraum der Vertragsposition (Anzahl Tage Vertrag/Anzahl Tage des Jahres) entsprechend umgerechnet.Die Kosten für die Miet- und Wartungsverträge werden in Abhängigkeit ihrer Definition in die entsprechende Abrechnung überführt und automatisch auf die Nutzer verteilt. In der Abrechnung entfällt daher die manuelle Eingabe der Kosten für Miete und Wartung sowie deren Verteilung auf die Mieter.Ein Vertrag ist immer zweistufig aufgebaut: Zu einem allgemeinen Vertragsdatensatz (z.B. Hauptvertrag oder Ergänzungsvertrag, Abrechnungsvertrag) werden die entsprechenden Datensätze der Vertragspositionen gespeichert, die die eigentlichen Vertragsbedingungen (Anzahl Zähler, Mietpreis pro Zähler, Vertragsdauer) beinhalten.Jede erzeugte Vertragsrechnung wird gebucht und als Rechnung (A-Rechnung oder B-Rechnung) gespeichert. Bei der Buchung untersucht das System immer den kompletten Vertrag der Anlage nach offenen Vertragspositionen, für die für den betreffenden Zeitraum noch keine Rechnung erstellt worden ist. Wann eine Vertragsposition in eine Buchung übertragen werden muss, wird über die Wartetage der Vertragsposition, über das Datum der letzten Rechnung, dem Vertragsbeginn bzw. Vertragsende und dem Stichtag gesteuert.Beispiele:

letzte Rechnung 31.12.2007
Wartetage 30
Stichtag 31.12.
nächste Rechnung 01.01.2008 + 30 Wartetage + 1 = 01.02.2008 (01.01.2008-31.12.2008)
   
letzte Rechnung nicht vorhanden
Vertragsbeginn 01.05.2009
Wartetage 30
Stichtag 31.07.
nächste Rechnung 01.05.2009 + 30 Wartetage + 1 = 01.06.2009 (01.05.2009 - 31.07.2009)
übernächste Rechnung 01.08.2009 + 30 Wartetage + 1 = 01.09.2009 (01.08.2009 - 31.07.2010)



Für das letzte Beispiel würden die 2 Rechnungen z.B. folgende Beträge ausweisen:

Um die Eingabe der Mietpreise und Wartungspreise pro Zähler zu vereinfachen, bietet das System folgende Referenztabellen/Definitionen an:

Vertragsarten

Unter Tabellen/Vertragsarten können Sie die Vertragsarten für Hauptverträge und die Vertragspositionen (Abrechnung, Miete, Wartung)  definieren. Weitere Informationen finden Sie unter dem Hilfethema Dialog Vertragsarten.

Preisstufen

Die Preise für Miete und Wartung eines Zählers sind im allgemeinen unterschiedlich. Diese Preise können aber zusätzlich von der Hausverwaltung abhängen. Mit der Definition unterschiedlicher Preisstufen haben Sie die Möglichkeit, den einzelnen Hausverwaltungen Preisstufen zuzuordnen (maximal 2), wobei verschiedene Hausverwaltungen natürlich gleiche Preisstufen besitzen können. Die Anlage erhält seine spezielle Preisstufe dann direkt über seine Hausverwaltung (siehe Dialog Anlage->Ordner Eigentümer/Hausverwaltung). Falls alle Hausverwaltungen die gleichen Miet- und Wartungspreise besitzen, sollten Sie wenigstens eine allgemeine Preisstufe anlegen und der HV und Anlage zuordnen (ansonsten ist der Aufbau der zweistufigen Kreuztabelle in der Artikelverwaltung nicht möglich). Weitere Informationen finden Sei unter dem Hilfethema Dialog Preisstufen.

Artikel Zähler mit Preisen in Abhängigkeit der Preisstufe und Vertragsart

Um diese zweistufige Abhängigkeit Vertragsart/Preisstufe bei den Preisen zu berücksichtigen, lassen sich in der Artikelverwaltung über eine Kreuztabelle die Preise eines Zählers in Abhängigkeit der Vertragsart und Preisstufe vordefinieren. Voraussetzung hierfür ist, dass sie die Zähler für Miete/Wartung bei der Artikelverwaltung definieren und im Vertrag abrufen.
Artikel, die beim Aufbau einer Vertragsposition abgerufen werden sollen, müssen das Kennzeichen Miete/Wartung besitzen. Bei Anwahl des Artikels können die Preise in einer gesonderten Maske erfasst werden. Weitere Informationen finden Sei unter dem Hilfethema Dialog Artikel.

Hinweis:

Bevor Sie mit dem Vertragswesen arbeiten, sollten Sie vorab folgende Aktionen/Definitionen durchführen:

Nach Erfassung der Preisstufe(n) der Hausverwaltung können Sie über den Menüeintrag "Liegenschaft/Sammelerfassung Liegenschaft" den Anlagen die entsprechende Preisstufe zuordnen.

In der Systemeinstellung (siehe Systemeinstellungen) bzw. Daten Abrechnungsfirma (siehe Daten Abrechnungsfirma-Sonstiges)) gibt es weitere Default-Einstellungen für das Vertragswesen, die Sie vorab definieren sollten:

Wartetage für Verträge mit Miete/Wartung (A-Rechnung, normalerweise 30 Tage)
Wartetage für Abrechnungsverträge  (B-Rechnung: normalerweise 300 Tage)
Festlegung des Modus für die Generierung der internen Rechnungs-Nr.
Zahlungsoffset (z.B. 14 Tage, wird in Rechnung als "Zahlbar bis TT.MM.JJJJ" angezeigt, entspricht Rechnungsdatum + Zahlungsoffset)